Deine Daten.
Klare Verantwortung.

Vertragspartner und Abschluss

Dieser Vertrag zur Auftragsverarbeitung regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Michael Nunes Ferreira, handelnd unter LOYANCE, Niederbecksener Str. 13, 32547 Bad Oeynhausen, Deutschland, E-Mail: info@loyance.de, als Auftragsverarbeiter für das vertragsschließende Unternehmen als Verantwortlichen.

Das Unternehmen wird in der individuellen Vertragsbestätigung mit vollständiger Bezeichnung, Anschrift und dem zugeordneten Händlerkonto identifiziert. Die handelnde Person muss zum Abschluss für dieses Unternehmen berechtigt sein. Weisungsberechtigte Ansprechpartner und deren Kontaktdaten werden dokumentiert und aktuell gehalten.

Der Abschluss erfolgt durch dokumentierte elektronische Vereinbarung oder eine gesonderte Unterzeichnung. Die vereinbarte Fassung einschließlich sämtlicher Anlagen wird dem Unternehmen speicherbar zur Verfügung gestellt. Das bloße Aufrufen dieser Seite stellt keinen Vertragsschluss dar. Die nachfolgenden Regelungen sind erst nach Vervollständigung und Vereinbarung als Vertragsgrundlage vorgesehen.

Kontakt für Weisungen, Betroffenenanfragen und Datenschutzvorfälle: info@loyance.de. Ansprechpartner auf Seiten von LOYANCE ist Michael Nunes Ferreira. Die Benennung eines Datenschutzbeauftragten wird hiermit nicht behauptet.

Gegenstand, Zweck und Dauer

Gegenstand ist der Betrieb der LOYANCE Plattform für das digitale Kundenprogramm des Unternehmens. LOYANCE verarbeitet die hierfür überlassenen oder im Auftrag erhobenen Daten zur Verwaltung von Teilnehmern, Stempeln oder Punkten, Prämien, Walletkarten und den jeweils beauftragten Zusatzfunktionen.

Die Verarbeitung umfasst insbesondere Erheben, Erfassen, Ordnen, Speichern, Abfragen, Aktualisieren, Auswerten nach vorgegebenen Regeln, Übermitteln an zulässige Empfänger sowie Berichtigen, Bereitstellen und Löschen. Kampagnen, Segmente, Empfehlungen, Automationen und Standortprüfungen sind nur erfasst, soweit das Unternehmen diese Funktionen rechtmäßig beauftragt.

Der Auftrag beginnt frühestens mit wirksamem Vertragsschluss und vor der ersten Verarbeitung echter Teilnehmerdaten. Er dauert für die vereinbarte Leistung und deren erforderliche Abwicklung an. Vertraulichkeit, Schutzmaßnahmen und Weisungsbindung gelten bis zur vollständigen Rückgabe beziehungsweise zulässigen Löschung fort. Anlage A konkretisiert Umfang und Datenarten.

Verantwortlichkeiten und Abgrenzung

Das Unternehmen entscheidet über Zweck und zulässigen Einsatz seines Kundenprogramms. Es stellt insbesondere Rechtsgrundlagen, transparente Informationen, erforderliche Einwilligungen und die Rechtmäßigkeit seiner Weisungen sicher. LOYANCE erfüllt seine eigenen gesetzlichen Pflichten als Auftragsverarbeiter; diese werden nicht auf das Unternehmen verlagert.

Eigene Vertragsverwaltung, Rechnungsstellung und Abrechnung des LOYANCE Abonnements sind von der Verarbeitung von Händlerkundendaten zu unterscheiden. Soweit LOYANCE hierfür selbst Zwecke und Mittel bestimmt, informiert die Datenschutzerklärung über diese eigenverantwortliche Verarbeitung. Daraus entsteht kein Recht, Teilnehmerdaten für eigene Werbung zu verwenden.

Eine Überlassung von Daten zur Weiterverarbeitung für eigene Werbezwecke oder zum Training eigener KI Modelle ist nicht Gegenstand dieses Auftrags. Die Verarbeitung durch Walletanbieter und weitere externe Empfänger muss je Dienst und Datenfluss zutreffend eingeordnet werden. Die bloße Bezeichnung als Drittanbieter ersetzt diese Prüfung nicht.

Weisungen und zulässige Verarbeitung

LOYANCE verarbeitet Auftragsdaten ausschließlich auf dokumentierte Weisung. Der vereinbarte Leistungsumfang und rechtmäßige Einstellungen im Händlerkonto bilden die Ausgangsweisung. Ergänzende Weisungen werden durch berechtigte Ansprechpartner über einen nachvollziehbaren Kommunikationsweg erteilt. Bei Zweifel an Identität oder Berechtigung wird vor Umsetzung eine Prüfung vorgenommen.

Hält LOYANCE eine Weisung für datenschutzwidrig, informiert es das Unternehmen unverzüglich und setzt die betroffene Verarbeitung bis zur Klärung aus. Eine gesetzlich angeordnete Verarbeitung außerhalb der Weisung wird dem Unternehmen vorab mitgeteilt, soweit das betreffende Recht dies zulässt.

Zugriffe für Support erfolgen nur im erforderlichen Umfang und auf Grundlage des Auftrags beziehungsweise einer dokumentierten Freigabe. Mitarbeiter oder Dienstleister erhalten keine allgemeine Befugnis, Teilnehmerdaten für eigene Zwecke einzusehen oder zu verwenden.

Vertraulichkeit und Datensicherheit

LOYANCE setzt für den Auftrag nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer entsprechenden gesetzlichen Pflicht unterliegen. Berechtigungen sind auf Aufgaben und erforderliche Daten zu begrenzen und bei Wegfall des Bedarfs zu entziehen.

Vor Beginn der Verarbeitung werden die in Anlage B zu konkretisierenden technischen und organisatorischen Maßnahmen umgesetzt und dokumentiert. Sie müssen dem Risiko des jeweiligen Auftrags entsprechen. Das umfasst den Schutz gegen unbefugten Zugriff, Verlust und Veränderung sowie die Wiederherstellbarkeit und regelmäßige Überprüfung der Wirksamkeit.

Maßnahmen können weiterentwickelt werden, wenn das vereinbarte Schutzniveau nicht abgesenkt wird. Wesentliche Änderungen werden nachvollziehbar dokumentiert und dem Unternehmen mitgeteilt. Eine Darstellung von Funktionen im Plugin ist kein Nachweis ihrer sicheren Konfiguration oder des tatsächlichen Betriebs.

Unterstützung und Betroffenenrechte

LOYANCE unterstützt das Unternehmen unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung bei Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widersprüchen. Direkt eingehende Anfragen zu Auftragsdaten werden unverzüglich an das Unternehmen weitergeleitet. LOYANCE entscheidet darüber grundsätzlich nicht selbst, außer soweit es hierzu beauftragt oder gesetzlich verpflichtet ist.

Erforderliche Informationen und technische Unterstützung werden so rechtzeitig bereitgestellt, dass das Unternehmen seine gesetzlichen Fristen einhalten kann. Ein vorhandener Profil Export ersetzt weder eine vollständige datenschutzrechtliche Auskunft noch die Prüfung weiterer betroffener Datenbestände.

LOYANCE unterstützt außerdem bei der Bewertung von Risiken, Datenschutzfolgenabschätzungen, erforderlichen Konsultationen der Aufsichtsbehörde und den Pflichten zur Datensicherheit, soweit Informationen oder Maßnahmen aus seinem Verantwortungsbereich benötigt werden.

Datenschutzvorfälle

Sobald LOYANCE eine Verletzung des Schutzes von Auftragsdaten bekannt wird, informiert es das Unternehmen unverzüglich über die vereinbarten Kontaktwege. Eine noch unvollständige Aufklärung darf die erste Meldung nicht verzögern. Verfügbare Erkenntnisse werden schrittweise ergänzt.

Die Mitteilung beschreibt insbesondere den Vorfall, die betroffenen Daten und Personengruppen, soweit möglich deren ungefähren Umfang, erkennbare Folgen, bereits getroffene oder geplante Abhilfemaßnahmen sowie den zuständigen Kontakt. LOYANCE sichert erforderliche Nachweise und unterstützt bei Eindämmung, Untersuchung und Folgemaßnahmen.

Das Unternehmen entscheidet über seine Meldungen an Aufsichtsbehörden und betroffene Personen. Eigene gesetzliche Meldepflichten von LOYANCE bleiben bestehen. Eine gesetzliche Frist des Verantwortlichen ist keine Wartefrist für die Information durch LOYANCE.

Nachweise und Kontrollrechte

LOYANCE stellt die erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags bereit. Das Unternehmen kann die Einhaltung selbst oder durch einen zur Vertraulichkeit verpflichteten unabhängigen Prüfer kontrollieren; LOYANCE ermöglicht und unterstützt die erforderlichen Prüfungen einschließlich Inspektionen.

Reguläre Kontrollen werden mit angemessenem Vorlauf koordiniert und berücksichtigen Betriebssicherheit sowie die Rechte anderer Mandanten. Bei konkreten Vorfällen, dringendem Verdacht oder behördlichen Anforderungen dürfen diese Abstimmungen eine notwendige Kontrolle nicht verhindern. Aussagekräftige Berichte können Prüfungen erleichtern, ersetzen das Kontrollrecht aber nicht pauschal.

Unmittelbar den Auftrag betreffende behördliche Maßnahmen oder wesentliche Beanstandungen werden dem Unternehmen mitgeteilt, soweit dies rechtlich zulässig ist. Gesetzliche Kontrollrechte bleiben unberührt.

Unterauftragnehmer und Änderungen

Das Unternehmen genehmigt bei Abschluss die in der vervollständigten Anlage C ausdrücklich aufgeführten Unterauftragsverarbeiter. Für spätere Ergänzungen und Ersetzungen wird eine allgemeine Genehmigung unter den nachstehenden Bedingungen vereinbart. Sie erfasst keine unbenannten, bereits eingesetzten Dienste.

LOYANCE kündigt Änderungen mindestens 30 Kalendertage vor dem vorgesehenen Einsatz über einen dokumentierten Kontaktweg an. Die Mitteilung enthält Anbieter, Leistung, Datenumfang, Verarbeitungsorte und gegebenenfalls Garantien für Drittlandübermittlungen. Das Unternehmen kann vor dem Einsatz aus nachvollziehbaren Datenschutzgründen widersprechen.

Bei einem Widerspruch klären die Parteien eine geeignete Alternative. Solange der Widerspruch nicht geklärt ist, werden betroffene Daten nicht an den neuen Dienst übermittelt. Ist die betroffene Leistung ohne den Dienst nicht vertragsgemäß fortführbar und kommt keine Lösung zustande, kann das Unternehmen diesen Leistungsteil ohne gesonderte Beendigungsgebühr beenden; bereits gezahlte Entgelte für danach entfallende Leistungen werden anteilig erstattet.

LOYANCE verpflichtet Unterauftragsverarbeiter vertraglich zu einem dem Auftrag entsprechenden Datenschutz und bleibt gegenüber dem Unternehmen für die Erfüllung der übernommenen Pflichten verantwortlich. Die erforderlichen Nachweise über diese Verpflichtungen werden zugänglich gemacht; schutzbedürftige, für den Nachweis nicht erforderliche Angaben dürfen geschwärzt werden.

Verarbeitungsorte und Drittlandübermittlung

Die tatsächlichen Verarbeitungsorte einschließlich relevanter Fernzugriffe werden vor Einsatz in Anlage C oder einer ausdrücklich einbezogenen Ergänzung dokumentiert. Eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums setzt eine dokumentierte Weisung beziehungsweise Genehmigung und die Erfüllung der Anforderungen der Artikel 44 ff. DSGVO voraus.

Je Übermittlung sind Empfänger, Zweck, betroffene Daten, Länder und der tragfähige Übermittlungsmechanismus festzuhalten. Soweit erforderlich, werden zusätzliche Schutzmaßnahmen und die Bedingungen im Empfängerland bewertet. Ein EU Vertragspartner oder ein europäischer Serverstandort allein belegt nicht, dass keinerlei Drittlandzugriff stattfindet.

Dieser AVV ist selbst kein Übermittlungsinstrument für Drittländer. Optionale Funktionen werden nicht allein dadurch zulässig, dass ein Nutzer sie aktiviert oder seinen Browserstandort freigibt.

Rückgabe, Löschung und Vertragsende

Nach Abschluss der Leistung entscheidet das Unternehmen, ob Auftragsdaten zurückgegeben oder gelöscht werden. LOYANCE stellt eine sichere Rückgabe in einem vereinbarten nutzbaren Format bereit und löscht anschließend verbleibende Kopien, soweit keine gesetzliche Pflicht zur weiteren Aufbewahrung besteht. Vertragliche und zwingende Rechte zur Datenmitnahme bleiben erhalten.

Für die Abwicklung werden Auswahl, Übertragungsweg und konkrete Fristen dokumentiert. Eine vereinbarte Abrufphase ist kein Recht zur weiteren operativen Nutzung oder eigenen Verwertung der Daten. Aufbewahrungsausnahmen werden mit Datenkategorie, Rechtsgrund und Dauer mitgeteilt; diese Daten bleiben zweckgebunden und im Zugriff beschränkt.

Auch Sicherungen, Protokolle, Medien, Walletbestände und gegebenenfalls lokale Zwischenspeicher sind zu berücksichtigen. Unmittelbar nicht selektiv löschbare Sicherungen werden bis zum festgelegten Ablauf geschützt und nicht produktiv genutzt. Nach einer Wiederherstellung müssen bereits wirksame Löschungen erneut angewendet werden. Konkrete Sicherungszyklen und Löschhöchstfristen sind vor Freigabe in Anlage B zu ergänzen.

LOYANCE bestätigt die ausgeführte Rückgabe beziehungsweise Löschung und dokumentiert verbleibende gesetzliche Ausnahmen. Eine bloße Pseudonymisierung wird nicht als vollständige Löschung ausgegeben.

Anlage A · Umfang der Verarbeitung

Betroffene Personen

Teilnehmer und Interessenten am Kundenprogramm des Unternehmens, dessen Mitarbeiter und Scanner Nutzer sowie berechtigte Ansprechpartner, soweit ihre Daten innerhalb des beauftragten Programms verarbeitet werden.

Datenarten und Verwendungszwecke

Verarbeitung erfolgt laufend während der Nutzung, bei einzelnen Buchungen und auftragsgemäß zeitgesteuerten Vorgängen. Umfang und Häufigkeit richten sich nach Teilnehmerzahl, Standorten und aktivierten Funktionen des Unternehmens. Es besteht keine pauschale Freigabe, beliebige zusätzliche Datenkategorien zu erfassen.

Besondere Kategorien nach Artikel 9 DSGVO und Daten nach Artikel 10 DSGVO sind für den regulären Dienst nicht vorgesehen. Das Unternehmen darf solche Daten, insbesondere Gesundheitsdaten in Freitexten, nur nach einer gesonderten Prüfung und ausdrücklichen Vereinbarung mit passenden Schutzmaßnahmen einbringen.

Anlage B · Technische und organisatorische Maßnahmen

Zugang und Berechtigungen

Personenbezogene Konten, bedarfsgerechte Rollen, geregelte Vergabe und Entziehung von Rechten sowie begrenzte und nachvollziehbare Supportzugriffe sind vorzusehen. Schutz der administrativen Zugänge einschließlich Mehrfaktorverfahren und Umgang mit Notfallzugängen sind verbindlich zu dokumentieren.

Mandantentrennung und Übertragung

Die Zuordnung von Daten zum jeweiligen Unternehmen muss serverseitig durchgesetzt und geprüft werden. Website, Schnittstellen und Versandwege benötigen geeigneten Transportschutz. Schlüssel, Zertifikate und Dienstzugänge sind vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Aus Verschlüsselung einzelner Geheimnisse folgt keine Aussage über eine vollständig verschlüsselte Datenbank oder Sicherung.

Nachvollziehbarkeit und Datensparsamkeit

Sicherheitsrelevante Ereignisse und administrative Änderungen sind zweckgebunden zu protokollieren. Zugriff, Umfang und Aufbewahrung der Protokolle werden begrenzt. Die mitgeteilten Einstellungen betragen 365 Tage für Sicherheitsprotokolle und 90 Tage für Versandprotokolle. Diese Werte sind zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen; sie sind keine pauschalen Fristen für sämtliche Auftragsdaten.

Verfügbarkeit und Wiederherstellung

Zu ergänzen sind Sicherungsumfang, Häufigkeit, Aufbewahrung, Verschlüsselung, Zugriffsrechte, Speicherorte sowie dokumentierte Wiederherstellungstests. Wiederanlaufziele und Zuständigkeiten werden aus der tatsächlichen Leistung und dem Risiko festgelegt. Der bloße Einsatz eines Hosters bestätigt kein ausreichendes Sicherungskonzept.

Löschung und Lebenszyklus

Für Teilnehmerprofile, Einwilligungsnachweise, Transaktionen, Standortwerte, Walletdaten, Medien, Versandbestände und Sicherungen sind Zweck, Löschanlass, Höchstfrist und Zuständigkeit zu dokumentieren. Die Einstellung von sieben Tagen für unbestätigte neue Händlerkonten betrifft die Registrierung und ersetzt kein Löschkonzept für Händlerkundendaten.

Organisation und Wirksamkeitskontrolle

Vertraulichkeitsverpflichtungen, Einweisung berechtigter Personen, Wartung und Sicherheitsupdates, Umgang mit Schwachstellen, Datenschutzvorfälle und Kontrollprüfungen sind mit Verantwortlichkeiten und Intervallen festzulegen. Externe Wartungszugriffe und Arbeitsgeräte sind einzubeziehen. Nicht belegte Zertifizierungen, Penetrationstests oder eine pauschale Sicherheitsgarantie werden nicht zugesichert.

Anlage C · Dienstleister und Datenflüsse

Bestätigter Hosting und Versanddienst

Leistung: Hosting der WordPress Plattform und E-Mail Versand über STRATO SMTP. Betroffen sind die im Hosting gespeicherten Auftragsdaten sowie Empfänger, Inhalte und technische Versanddaten der über diesen Dienst abgewickelten Nachrichten. Der Abschluss eines AVV zwischen LOYANCE und STRATO wurde durch den Betreiber bestätigt.

Vor Freigabe ergänzen: das konkrete STRATO Produkt, dessen Verarbeitungs- und Supportorte sowie einschlägige Unterauftragnehmer und Schutzmaßnahmen anhand der tatsächlich abgeschlossenen Vertragsunterlagen. Die Anbieteranschrift ist kein Nachweis sämtlicher Verarbeitungsorte.

Apple Wallet, Google Wallet und Google Ortssuche

Apple Wallet und Google Wallet gehören zum vorgesehenen Funktionsumfang; die Google Ortssuche ist optional. Vor Freigabe müssen für jedes eingesetzte Verfahren die konkrete Vertragseinheit, Empfängerrolle, Datenarten, Verarbeitungsorte und gegebenenfalls Drittlandgarantien dokumentiert werden. Soweit ein Anbieter als weiterer Auftragsverarbeiter tätig wird, ist er entsprechend in diese Anlage aufzunehmen und vertraglich zu verpflichten. Diese Entwurfsfassung erklärt die Rollen noch nicht als abschließend geklärt.

Weitere Abgrenzungen

Stripe dient nach dem mitgeteilten Einsatz der Zahlung der LOYANCE Abonnements. Diese Abrechnung ist gesondert von der Verarbeitung der Händlerkundendaten zu bewerten. Independent Analytics, Complianz und die Google Search Console werden nicht allein aufgrund ihrer Nutzung auf der Unternehmenswebsite als Unterauftragsverarbeiter dieses Händlerauftrags eingestuft. Maßgeblich sind tatsächlicher Datenzugriff und Vertragsrolle.

Cloudflare ist bisher nur geplant. Es wird hier nicht als bereits eingesetzter oder genehmigter Unterauftragsverarbeiter aufgeführt. Vor einer Aktivierung sind Produkt, Datenzugriffe, Vertragsregelungen, Länder und Schutzmaßnahmen zu prüfen und erforderliche Änderungen der Anlage und Genehmigungen umzusetzen. Dasselbe gilt für zusätzliche Wartungs-, Support- oder Sicherungsdienstleister mit Zugriff auf Auftragsdaten.

Anbieterangaben: STRATO Impressum. Produktbezogene Vertragsunterlagen sind zusätzlich maßgeblich.

Vertragsfassung und weitere Dokumente

Die vervollständigten Anlagen A bis C sind Bestandteil des vereinbarten AVV. Bei Widersprüchen zu allgemeinen Nutzungsbedingungen gehen die Regelungen dieses Vertrags für die Auftragsverarbeitung vor. Zwingende gesetzliche Pflichten und Rechte betroffener Personen werden nicht eingeschränkt.

Änderungen werden nachvollziehbar vereinbart und versioniert. Die Veröffentlichung eines neuen Textes auf dieser Seite allein ersetzt keine erforderliche Vereinbarung und keine Mitteilung über neue Unterauftragsverarbeiter. Vertragsparteien, Fassung, Anlagen und Abschlusszeitpunkt müssen zusammen nachweisbar sein.

Ergänzende Informationen: Datenschutzerklärung, Allgemeine Geschäftsbedingungen und Impressum.

Entwurfsfassung 1.0 · 18. September 2026. Rechtlicher Rahmen: DSGVO, insbesondere Artikel 28 und 32. Dies ist ein individueller Entwurf und keine unverändert übernommene EU Standardvertragsklausel.